Privacy

Privacy beleid van de Kamper Mandoline Club

De Kamper Mandoline Club (hierna KMC) is een vereniging met als doel het beoefenen en het bevorderen van de instrumentale muziek, speciaal die op hand- en snaarinstrumenten. Hiertoe komen de leden wekelijks bij elkaar om te spelen en te oefenen. Regelmatig wordt er een optreden verzorgd.

Voor het goed functioneren van de vereniging is een bestuur aangesteld door de Algemene Leden Vergadering (hierna ALV).
De vereniging wenst met dit privacy beleid te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG) en integer en correct om te gaan met de gegevens van haar leden. Dit beleid wordt in een ALV toegelicht.

Het bestuur voert een ledenadministratie en een financiële administratie.
In de ledenadministratie worden de volgende gegevens van de leden bijgehouden:

  • Naam, adres, woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Orkestpartij
  • Datum waarop men lid is geworden

Van leden onder de 18 jaar de geboortedatum en contactgegevens van ouders en/of verzorgersIn de financiële administratie worden naast de baten en lasten van de vereniging, van de leden de volgende gegevens vastgelegd:

• Bankrekeningnummer

• Status van de contributie

Het bestuur draagt zorg voor adequaat beheer van de gegevens, met name beveiliging en back-up. De leden- en financiële administratie is alleen toegankelijk voor het bestuur. Jaarlijks wordt verantwoording door het bestuur afgelegd aan de ALV over het gevoerde beleid.

De vereniging deelt met al haar leden een ledenlijst ten behoeve van de onderlinge interne communicatie. Op deze lijst staan van leden die in het orkest meespelen de volgende gegevens:

  • Naam, adres, woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • OrkestpartijDeze ledenlijst wordt door het bestuur verstrekt en periodiek bijgewerkt. Leden worden in de gelegenheid gesteld om aan te geven met welke informatie zij wel en niet op de ledenlijst wensen te staan. Dit zal jaarlijks in de ALV aan de orde komen.Leden hebben recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van hun gegevens.

Voor de externe communicatie heeft de vereniging een website en maakt ze gebruik van Facebook. Daarnaast wordt voor en na optredens in de pers aandacht besteed aan het orkest, al dan niet met beeldmateriaal.
Op de website wordt informatie over de vereniging verstrekt en beeldmateriaal van het orkest en haar leden getoond.

Op Facebook vindt de meer actuele communicatie over het orkest plaats. Hier wordt gebruikt gemaakt van beeldmateriaal over het orkest en haar leden.

KMC hanteert het volgende beleid inzake de externe communicatie:

  • Van activiteiten van de vereniging kan in de pers, via de koepelorganisatie NVvMO,op de website en op Facebook verslag worden gedaan. Het gaat daarbij om beeld- en/of geluidsmateriaal van de activiteit.
  • Leden geven jaarlijks op de ALV toestemming voor het plaatsen van bovenstaand beschreven materiaal. Leden hebben recht op correctie of verwijdering van materiaal en kunnen dit aangeven bij de secretaris.
  • Ten aanzien van jeugdleden wordt per activiteit aan ouders c.q. voogden om schriftelijke toestemming gevraagd.
  • Het bestuur houdt een register bij van leden die geen of beperkte toestemming geven en van de toestemming voor jeugdleden.
  • KMC zal op Facebook in principe geen namen van leden vermelden of pas na schriftelijke toestemming.
    Voor de interne communicatie worden e-mailberichten verstuurd via bcc door het bestuur.Bewaartermijn:
    Elk jaar wordt er een jaarverslag vastgesteld door de secretaris. Daarin staan de belangrijkste gegevens van de vereniging. Dit jaarverslag wordt bewaard.
    Het archief van het secretariaat wordt 7 jaar bewaard. Het financieel archief wordt 11 jaar bewaard.Dit beleid is vastgesteld in het bestuur d.d. 24 mei 2018 en wordt jaarlijks herijkt en opnieuw vastgesteld.